4: Sea prioriteedid, nii teed vähem aga saavutad rohkem
Ideaalses maailmas teeme muutusteks plaani ja saavutame tulemused kiiresti. Tegelikkuses kipub hoog aga raugema oskuste või ressursside puudumise taha, plaanitud muutused jäävad venima, ei anna oodatud mõju või soikuvad hoopiski.
Juba „Kevades“ ütles õpetaja Laur Tootsile, et „kui tervet rehkendust ei jõua, siis tee pool aga tee hästi“, mille saladus peitub suuresti prioriteetide seadmise taga. Hiljuti osalesin konverentsil „Industry 4.0 in Practice“, kus kõlama jäi sõnum, et 42% ettevõtjatest ei alusta digitaliseerimisega, sest nad ei oska mõõta saadavat kasu.
Järgnevalt jagan mõned soovitused, millest prioriteetide seadmisel lähtuda ning kuidas kasu hinnata.
Prioriteetide seadmisel lähtu oma ettevõtte konkurentsieelistest ja valdkondadest, millel on eesmärkide saavutamisele suurim mõju. Samas valdkonnas, kuid erineva ärimudeliga konkurentide käekirja kopeerimine siin ei pruugi hea mõte olla. Näiteks kiirtoidu ja gourmet restoranid on mõlemad küll toitlustusettevõtted ja personali suuruski võib neil olla sama, kuid digitaliseerimise prioriteete ei saa nad üksteiselt üle võtta. Kui ühe ärimudel näeb ette kiire ja taskukohase toidu pakkumise ning tootlikkuse tõus tuleb läbi käsitöö automatiseerimise ja personali hulga vähendamise, siis teisel juhul tooks samade protsesside tõhustamine endaga kaasa kliendi rahulolematuse või isegi oma konkurentsieelise kaotamise.
Andmepõhiste muutuste juhtimiseks ja prioriteetide seadmiseks julgen soovitada SixSigma tööriistakastis olevat mudelit DMAIC (define – measure – analyse – improve – Control). Protsesside digilahenduste prioriteetide seadmiseks kasutatav DMAIC mudel sisaldab järgmised etappe ja tegevusi.
Define (Defineeri) etapp:
• Tuvasta parenduskohad, kus saaks protsesse digitaliseerimisega efektiivsemaks muuta.
• Leia soetud osapooled, kes peavad olema muudatuste kavandamisesse ja läbiviimisesse kaasatud.
• Kirjelda soovitud olukord väljendatuna ärilistes mõõdikutes. Näiteks käive või valmistatud toodete arve ühe töötaja kohta, soovitud lühem tarneaja pikkus, vms.
Measure (Mõõta) etapp:
• Kaardista tänane As-is protsess. Kaardistamine aitab tuvastada efektiivsuse kadude juurpõhjuste asukohad protsessi.
• Vali protsessi efektiivsuse hindamiseks sobivad mõõdikud.
• Mõõda lähtuvalt valitud mõõdikutest protsesside tõhusust ja võrdle seda portsessi teoreetilise tõhususega. Vahe ongi teoreetiline maksimaalne täiendav kasu, mida olemasoleva ressursiga on võimalik saavutada.
• Leia tõhususe kadude juurpõhjused ja mõõda iga juurpõhjuse panust tõhususe kadudesse. See annab selge pildi, millistest juurpõhjustest tulenevad kaod on kõige suuremad.
Analyze (Analüüsi) etapp:
• Analüüsi erinevaid lahendusi ja hinda kui suure osa tõhusust alla kiskuvatest juurpõhjustest iga lahendus kõrvaldada suudab.
• Teades millist mõju efektiivsuse tõusu iga valikus olev lahendus annab, saab kergelt välja arvutada ka iga lahenduse tasuvusaja ja prioriteedi.
Improve (Parenda) etapp:
• Juuruta vajalikud digi- ja automatiseerimise lahendused vastavalt prioriteedile millist mõju need kogu ettevõttele annavad.
Control (Kontrolli) etapp:
• Taga, et sisse viidud muudatused ja uued töövõtted võetakse töötajate poolt omaks.
• Kanna hoolt, et töötajad saavad vajaliku koolituse, kuidas uusi lahendusi kasutada ning koosta vajalikud kasutusjuhendid, sh. videod.
Juhul, kui soovite iseseisvalt hinnata erinevate lahenduste mõju, siis pidage meeles, et:
1. Konkreetse protsessi tootlikkuse kaod ei ole tavaliselt põhjustatud ainult ühe juurpõhjuse poolt.
2. Üks lahendus ei suudab pakkuda abi kõikide juurpõhjuste kõrvaldamiseks.
3. Ära kasuta juurpõhjuste mõju hindamisel oma kõhutunnet. Vii läbi reaalsed testid ja mõõtmised.
Kui soovid abi projektide prioriteedi või eeldatava tasuvusaja hindamisel, siis võta ühendust.
Kommentarer