Kvaliteedijuhtimisest on teada termin varjatud kulud (hidden factory). Need on kulud, mille olemasolu ettevõttes tolereeritakse, kuid mis kliendile otsest väärtust ei loo.
Kulud on varjatud või peidetud, sest me ei oska neid märgata, peame neid iseenesest mõistetavaks või ei võta midagi ette, et neid kõrvaldada. Kõige sagedamini on varjatud kulude tekkimine seotud kvaliteediprobleemide, protsesside vähese tõhususe, madala tootlikkuse või seisakutega.
Juba möödunud sajandil täheldati USA väikeettevõtetes, et vaatamata investeeringutele tööstuse automatiseerimiseks tootlikkus ehk lisandväärtus töötaja kohta hoopis vähenes mitte ei suurenenud. Üks põhilistest põhjustest selle taga oli, et protsessid olid eelnevalt üle vaatamata jäetud, mis tõi endaga kaasa ka varjatud kulude automatiseerimise - tootmiskiiruse kõrval kasvas defektide hulk ning erinevad raiskamised. Sama tendents tuli välja ka Arenguseire Keskuse 2018.a. raportis „Tootlikkuse arengustsenaariumid 2035“, kus toodi välja fakt, et digi- ja telekommunikatsiooni lahenduste keskmine panus Eesti ettevõtete tootlikkuse kasvule perioodil 2009-2015 oli negatiivne.
Veel ühe näitena meenub hiljutine protsesside tõhustamise projekt tootmisettevõttes, kus analüüsi etapi käigus selgus, et ettevõtte varjatud kulude suurusjärk on võrreldav 40%ga ettevõtte käibest. Ettevõtte juht vaatas neid analüüsi tulemusi ja võttis olukorra tabavalt kokku öeldes, et „Vaatamata meie suurtele pingutustele ressursse raisata, oleme siiski veel kasumis“.
Niisiis enne tänaste protsesside (As-Is) automatiseerimise või digitaliseerimise kallale asumist on mõistlik protsessid eelnevalt üle vaadata ja analüüsida, millised on need õiged asjad, mida timmida. See aitab vähendada ohtu, et tõhustatakse aega või tegevusi, mis kliendile tegelikult väärtust loovad ning puutumata jäävad varjatud kulud või saavutatakse hoopis nende suurenemine.
Millest protsesside tõhustamisel alustada?
Lihtsaim viis on kaardistada olemasolevad protsessid ja küsida kõikide tegevuste kohta järgnevad 4 küsimust:
1. Kas see tegevus on vajalik kliendile väärtuse loomiseks?
a) Kui vastus on JAH, siis liigu järgmise küsimuse juurde
b) Kui vastus on EI, siis jäta see tegemata
2. Kas seda tegevust tehakse õigel ajal, õiges kohas ja kasutades õiget ressursi?
a) Kui vastus on JAH, siis liigu järgmise küsimuse juurde
b) Kui vastus on EI, siis muuda protsessi, delegeeri õigele inimesele
3. Kas seda tegevust on võimalik teha lihtsamalt?
a) Kui vastus on JAH, siis lihtsusta tegevust
b) Kui vastus on EI, siis liigu järgmise küsimuse juurde
4. Kas seda operatsiooni on võimalik automatiseerida?
a) Kui vastus on JAH, siis automatiseeri see tegevus.
Vastates neile küsimustele hoiad kokku aega ja raha ning väldid liiga keerukate või ebaoluliste operatsioonide digitaliseerimist.
Sellest parema tulemuse annab, kui kasutad ka mõnda kvaliteedijuhtimise metoodikat, näiteks Lean ja SixSigma metoodikate rakendamine võimaldab sul protsesside timmimise järjepidevaks muuta ning juhtimiskvaliteedi uuele tasemele tõsta.
Veelgi parema tulemuse saad, kui kaasad majavälise eksperdi. Kogenud konsultant oskab ettevõtte protsesse näha nurga alt, mida ei pruugi märgata inimesed, kes ettevõtte rutiinidega harjunud on. Kui tunned, et see teema sind kõnetab ja tahad oma ettevõtte varjatud kuludest ülevaadet saada või protsesse tõhusamaks timmida, siis võta julgelt ühendust!
Kasutatud allikad:
· https://www.industryweek.com/operations/quality/article/21964151/dr-armand-feigenbaum-on-the-cost-of-quality-and-the-hidden-factory
· https://www.riigikogu.ee/wpcms/wp-content/uploads/2018/08/tootlikkuse_arengustsenaariumid_2035_A4_veeb.pdf