• Eduard Laur

10 soovitust edukaks digitaliseerimiseks. 5:Meeskonna kaasamine


Digilahendusprojekti juurutamine on meeskonnatöö, mille õnnestumise määrab liikmete kirg ja pühendumus. Sageli on meeskonna liikmed aga niigi koormatud oma igapäevatöö ja tegevustega, mistõttu uue süsteemi juurutamises osalemine tundub neile lisatöö ja kohustusena. Järgnevalt mõned mõtted, kuidas seda olukorda muuta.


1: Anna tööle tähendus

Üks olulisimatest asjadest, mis inimesi motiveerib eesmärgi nimel pingutama on see, kui nende tööle antakse tähendus, nad saavad aru miks see on vajalik organisatsioonile ning oluline ka töötajatele endile. Väite tõestamiseks jutustan ühe väidetavalt tõestisündinud loo.

2. septembril 1666.a. puhkes Londonis suur tulekahju, mis hävitas peaaegu kogu linna, sillad ja kirikud. Londoni Püha Pauluse katedraali taastamist määrati juhtima kuulus arhitekt Christopher Wren. Ühel varahommikul tuli härra Wren ehitusele tööde kulgu inspekteerima ja leidis tellingutelt vaid kolm müürseppa, kellest kaks vaatasid talle vastu tüdinud ilmega, üks töötas reipalt edasi. „Mida te teete?“ küsis arhitekt müürseppadelt. Esimene neist vastas: „Tõstan päevad läbi kive, et oma palk ausalt välja teenida.“ Teine vastas: „Olen tavaline müürsepp, ma laon müüri.“ Kolmas vastas: „Mina ehitan Londoni kõige uhkemat katedraali.“

Pole vist raske ära arvata, kes neist kõige jõudsamalt ja pühendunumalt tööd tegi. Küsimusele „Mis selle projekti eesmärk on?“ või „Miks see projekt vajalik on?“ saab tähendust anda luues visiooni või rõhutada lahendamist vajavat probleemi, selle suurust ja pakilisust, millest oli juttu ka eelmistes artiklites – strateegia koostamine, kadude ja mõjude hindamine, töö tõhusamaks ja lihtsamaks muutmine.


2: Loo ühine infoväli

Kogemus näitab, et iga digilahenduse juurutamise projekti meeskond koosneb inimestest üle erinevate osakondade, kes ei pruugi olla varasemalt koos või samas projektimeeskonnas töötanud. Selleks, et kõik ühtemoodi aru saaksid eesmärkidest, oma rollidest ja ees ootavatest tegevustest on vaja luua ühine infoväli ning õpetada meeskonnaliikmeid töötama ühtse meeskonnana.

Üks võte selleks on informatsiooni süstematiseerimine ja visualiseerimine. Protsesside muutmisel tuleb üsna sageli ette olukordi, kus efektiivsuse tõstmiseks ühes töölõigus on vaja läbi viia muutus ka mõnes teises töölõigus. Tootmisest ühte näidet tuues, siis selleks, et komponentide partii või seeria numbri jälgitavust luua võib see tähendada muutusi ka komponentide markeerimisel või kauba vastuvõtmisel. Selleks, et muutust edukalt ellu rakendada on vaja kõik osapooled kaasata ja ühises toimimises kokku leppida.


3: Juhi projektimeeskonda, ressursse ja tulemusi

Meeskonna juhtimiseks ja tulemuste monitoorimiseks on erinevaid praktikaid ja tööriistu alates klassikalisest GANT graafikust kuni lihtsamate Kanban tahvliteni. Minu lemmikuks on praegu tööriist nimega ’Team Alignment Map’, mis võimaldab visualiseeritud kujul projekti ülesandeid ja nende progressi hallata, määrata igale ülesandele vastutajat ja meeskonda, hallata ühiseid ressursse ning hinnata riske. Meetodi kohta rohkem võid lugeda Stefano Mastrogiacomo raamatust ’High Impact Tools for Teams.’ Lisaks praktilistele nõuannetele leiab sealt nippe ka projektimeeskonnas turvalise ja eesmärgile pühendumise õhkkonna loomise kohta. Raamatu eelvaate võid alla laadida siit: lingilt.

Kindlasti tuleb hoolt kanda ka selle eest, et projektimeeskonna liikmete tavapärased tööd planeeritakse ümber nii, et neile jääb piisavalt aega ka digitaliseerimislahenduse projektis osalemiseks. Selleks saab igapäevaseid toimetusi teistele kolleegidele delegeerida või ajutiselt uusi töötajaid palgata.


Kaaluda tasub ka kogenud digitaliseerimise projektijuhi palkamist, kes aitab oma meeskonna tööaega oluliselt kokku hoida, juhib vägesid, tunneb turgu ning kasutusele võetavaid lahendusi.